2005 veya 2006 yılı; IT Business Weekly dergisinde yayınlanan Proje Yönetimi üzerine yayınlanan bir başka makalem...
Siz hiç kaos yönettiniz mi?
Bilişim dünyası, teknolojiye dayalı tüm disiplinlerde olduğu gibi değişimle sürekli olarak boğuşmaktadır. Bu durum pazarın bütününde olduğu kadar kurumlarda da bir kaos yaratır. Peki kaosu yönetebilmek için tecrübe nasıl kazanılır?
Bir organizasyonun geleceği; vizyon, misyon ve stratejilerinin bir fonksiyonudur. Vizyon ufuğa baktığınızda görmek istediğiniz huzuru, misyon o huzur koltuğuna oturmak için sizi güden temel değerleri, strateji ise huzura doğru nasıl ve ne yönde adım atacağınızı, tutacağınız yolun haritasını tarif eder. Organizasyonların tepesinde duran yöneticinlerin kararı ile ortaya çıkan yol haritasının keskin virajlarında, yoğun emek, yüksek stres ve görünmez risk çiçekleri ekilidir.
Kaotik pazar
Küresel ekonominin kucağında, atılacak her adımda organizasyonlar; ufuğu karartan inmelere, misyonu unutturan rekabet darbelerine ve benimsenen strateji ile ilgili şüphe uyandıran sosyal ve ekonomik dengesizliklerin etkisine maruz kalır. Doğrusu, geleceğe güvenle adım atabilmek neredeyse imkansızlaşır. Nerede inme? nerede darbe? nerede sertlik? diye soran organizasyonlar da; ya yanlış vizyonun peşinde, ya yanlış misyonun güdümünde ya da yanlış stratejiler ehlinde, sığ sularda kendilerince dans etmektedirler. Ne ileri, ne geri gitmektedirler. Onlar bir yana dursun, asrın oyununda kurallar farklı, dertler tanımsızdır. Yolculuk zorlu ve karmaşıktır.
Kaos yönetiminin önemi
İşte o zorlu yolculuğun depreme doygun, şiddete alışık serüveninde, “kurumların”, vizyona koşma çabalarında, misyonlarını akılda tutma becerisinde ve stratejilerini uygulama yetisinde organizasyona topyekün güç veren şey, yöneticilerin “kaosu yönetebilme” kabiliyetidir. Sadece bu kabiliyet, organizasyonu oluşturan bireylerin, fırtına ortasında güneşin ılıklığını hatırlayabilmelerine, o güneşi tekrar göreceklerine dair; dahil oldukarı organizasyona güvenmelerine ve tuttukları küreklere sımsıkı sarılarak, azimle işlerine asılmalarına olanak verir. Bu yetkinlik, bu azmin tek direniş zırhıdır ve o zırh yöneticilerin beyinlerinde saklıdır. Kaosu yönetebilme becerisinin günümüz iş dünyasındaki bu kilit konumu, organizasyonların kendi bünyelerinde, sözkonusu yetkinlikte insan kaynağını yetiştirebilmesi gerekliliğini de zaruri hale getirir.
Projeler ile filizlenen umutlar
İşletmelerin, kurum ve kuruluşların seyrettiği arbedeli denizden, geminin içine, organizasyonun merkezine indiğimizde nisbeten bir rahatlama, biraz sessizlik ve sıcaklık hissedilir. Operasyonel süreçler kimi zaman hızla, kimi zaman ağırdan ama pek de alışık olunduğu gibi ilerlemektedir. Kürekler çekilmekte ve itilmektedir. Gözcüler nöbet değiştirmekte, kazan odunla beslenmektedir. Ancak dışarıdaki fırtınalar, geminin ani manevraları herkesin iliklerinde stresle, nihayetinde geminin sıcağında rehavetle hissedilir. İşte bu kendi halinde işleyen süreçlerin arasında gözcüler ve ustalar, ister orta kademeden yönetici, ister alt kademeden uzman olsunlar; kaosu yaşamadan tanıyamazlar. Ondan rivayette korkar, rivayette cesaretlenir, kaos ile rivayette savaşırlar. Ancak, gün gelir kurumun kendisine çok güvendiği bir anda yenilikçi bir adım, ya da kendisine az güvendiği ve yöneticilerin tedirgin olduğu bir anda bir kurtuluş adımı atılmaya çalışılır; bir proje tanımlanır. Operasyon yürümeye devam ederken, kendine özgü yeni bir süreç başlatılır. Organizasyon üyelerinden bir grup oluşturulur, bir kayığa bindirilir ve bir belirsizlik bulutu içerisine gönderilir. Onlardan gittikleri yerden güzel haberler göndermeleri ve aylar sonra da ellerinde canavar gibi sistemler, çözümler veya ürünler getirmeleri beklenir. Her proje böyledir, bir umut demetidir.
Kaosla tanışan personel
Bir proje tanımlayarak organizasyondaki üst düzey yöneticiler, farkında olsalar da olmasalar da proje yöneticisi de dahil olmak üzere personellerini bir karmaşanın kucağına atmışlardır. Bunu yaparken onların ellerini ve ayaklarını bütçe, süre ve kalite kısıtları ile bağlamışlardır. Operasyonel yönetim için tanımlanmış prosedürler ve kurallar da artık proje takımı için anlamını yitirmiştir. Onlar bu nedenle organizasyonun kurumsal kalkanlarının da dışına itilmişlerdir. Aksi keskin biçimde vurgulanmadıkça, bu kalkanlar dışında kişilerin yetki ve sorumlulukları dengelerini yitirir. Bilindik disiplin, motivasyon ve verimlilik faktörleri değişir. Proje takımı kendine has bir düzensizliğe sürüklenir. Düzensizlik kaostur; kaos aslında kaderdir: Evrendeki her madde maksimum düzensizliğe eğilimlidir. Bu nedenle her proje için böylesi bir ortamın oluşumu bir yerde doğa kanunlarının gereğidir.
Proje bir kaostur
İşte o gün projeye atanan personel kaosun beşiğine savrulur. Kaosu yaratan; projenin kendine özgü hedefleridir, belirsizlikleridir, zamanıdır, süresidir, bütçesidir ve paydaşlarıdır. Kaosu yaratan; müşterilerin veya kullanıcıların zaman zaman kabaran, zaman zaman cılızlaşan beklentileri, anlatılmayan, gizlenen ya da unutulan ihtiyaçları, birbirleri ile çelişen hedefleridir. Proje takımı artık organizasyonun sıcağından ve operasyonların ritminden çıkmışlardır.
Daha önce gitmedikleri bir yol tutmuşlar, daha önce görmedikleri paydaşlar edinmişlerdir. Operasyonel işlerin net çerçevesinden koparak, çerçevesini kendilerinin çizmeleri gerekecek bir sürece girmişlerdir. Böyle bir karmaşının sonucunda başarıya ulaşmak için yapılması gerekenler farklıdır. Durmadan çalışmak, proje kayığının küreklerine asılmak operasyonel süreçte olduğu gibi başarıyı doğrudan getirmeyecektir. İşte bu sismik yolculuktan geriye sağ sağlim gelebilmek, gelirken de güzel çiçekler ve yeni bir hazine sandığını yanında getirebilmek için; kaosun göbeğinde, beklentiler, süre kısıtları, bütçe sınırları, insan duyguları ve değişen teknoloji ekseninde proje paydaşları ile birlikte bir ahenk yaratılması gerekir. Başarı için sürecin özenle yönetilmesi zaruridir.
Kaos yönetimi eskizleri
Kaosu yönetmek, hedeflere, kaynaklara, sürece ve oluşan çıktılara çok yönlü bakabilmeyi gerektirir. Projeler için de bu ihtiyaç aynı şekilde geçerlidir. Projenin velveleli seyrinde, kaynak durumlarının, paydaş etkileşimlerinin, çıktı kalitesinin, bütçedeki sapmaların, takvimdeki kaymaların sürekli olarak takip edilmesi, risklerin gözlenmesi, tehditlerin ve fırsatların analizinin yapılması gerekmektedir. Operasyonel süreçlerin prosedürel yönetim pratikleri, projeleri yönetmek için kesinlikle uygun olmayacaktır. Karmaşanın gerdiği proje takımının, sağlıklı tahminler yapabilmesi, sıhhatli kararlar alabilmesi ve nihayetinde projeyi zafer şarkıları söyleyerek tamamlayabilmesi; böylesi farklı bir yönetim anlayışını gerektirmektedir. Bu anlayış ile şekillenecek süreç ve sonuçta elde edilecek tecrübe, organizasyonların ihtiyaç duyduğu kaos yönetimi yöntemlerini kurum kültürüne kazandıracaktır.
Proje yönetimi
Proje Yönetimi bir yaklaşımdır, özeldir ve imtiyazlıdır. Kompleks süreçlerin yönetilmesi için tanımlanmış bir ilaçtır. Bu ilaç dünyada farklı organizasyonların global ortaklıklarla, üzerinde yoğun çalışmalar yaparak geliştirdiği bir dizi metod ve anlayışın ürünüdür. Dünyada kabul görmüş tüm proje yönetim metolojilerinde, temel olarak projenin kapsamının, süresinin ve takviminin, bütçesinin ve maliyetinin, çıktıların kalitesinin, paydaşlar ile kurulacak iletişimin, proje boyunca değişen ve evrimleşen risklerin, projenin insan kaynağının “proje yöneticisi tarafından” yönetilmesi gerektiği benimsenmiştir. Projelere bu çerçevede bakılmadığı sürece başarısızlık doğal bir sonuç, hayal kırıklığı sonuçta icra edilecek ritüelin ana teması olacaktır. Oysa, sağlıklı proje yönetimi ile hedefler sürekli zihinde kalacaktır. Çalışmak verimli ve keyifli olacaktır. Bütçedeki sapmalara ve takvimdeki kaymalara erken müdehale edilebilecektir. Paydaşlara, onları tatmin eden ara sıcaklar ikram edilebilecek, toplantılarda patronları gülümsetecek espiriler yapılabilecek, proje sonunda da proje takımını onurlandıracak sonuçlara ulaşılabilecektir.
Sonuç
Projelerde uçan taş, oraya atıldığı için değil, başınız taşın yolu üstünde olduğundan size çarpacaktır. Projelerin kaotik ruhunu inkar etmek sizin başınızı yaralayacaktır. Problemleri görmezden gelmek sizi başarısız kılacaktır. Proje yönetim metodolojilerinin önermeleri ile göz önüne serilen dertler yumağını elinizin tersi ile itmek ve disiplinden taviz vermek belki o gün sizi rahatlatacaktır; ama eninde sonunda canınız yanacaktır. Buna karşın, derde derman bulmak, projelerin karmaşasını kabul etmek ve onları hakkıyla yönetmek size eninde sonunda kar olarak dönecek, bu deneyim organizasyonunuzu da kaosu yönetmeye yetkin kılacaktır. Proje yönetimini etkin biçimde uygulayan şirketler buradan elde edecekleri deneyimle geleceklerine açık bir yatırım yapacaklardır.
