Kısık Gözlü Hükümdar
“Buyuk resmi gorebilme yetenegi” yoneticinin yoneticilik yapmasina olanak verir. Ancak, bu onemli beceri bazen bir ozure de donusebilirYasli adam, karsisinda, koltukta uzanmis ciplak kadina dogru, gozlerini kisarak bakti. Basini biraz saga egdi. Yavasca ellerini uzatti. Isaret ve bas parmaklarini acarak iki elini birlestirdi. Biraz bekledikten sonra, ellerini geri cekti ve arkasina dondu. Yanindaki masada duran komur cubugunu alarak, onundeki kagida hafif darbeler vurmaya basladi. Bir sure sonra, yine gozlerini kisarak, kadini bir daha suzdu ve yaninda duran ogrencisine kagidi ve komur cubugunu uzatti. Bu tecrubeli resim ogretmeni, hareketleri ile aslinda resme yeni baslamis ogrencisine “Once problemi tanimla” diyordu; “Detaylardan arin, yapacagin isi kaba hatlari ile algila ve ifade et kagida.”.
Ozu Yakalamak
Duydugumuz yeni bir fikri, firsati veya problemi anlamak icin genelde kullandigimiz yontemdir; gozlerimizi kisarak bakmak. Boylece, karmasayi ve karmasayi yaratan detaylari yok etmeye calisir, ozu yakalamaya veririz kendimizi. Havasina girmeye calisir, kavramlarina dokunmaya egiliriz konunun. Biliriz; temelleri yanlis atilmis bir duzenegin ayaga kalkma sansi yoktur. Ozu akla yatmayan ya da yalan olan bir fikre, zaman ve kaynak ayirmak da manasiz olacaktir. Insanin bu dogal davranisi, profesyonel hayatta yoneticiler icin tanimlanan temel becerilerin icerisinde sayilir. “Buyuk resmi gorebilme kabiliyeti” seklinde ifade edilen bu beceri yoneticinin yoneticilik yapmasina olanak veren onemli bir yetidir. Ancak, buyuk resme bakan kisi, resmin kucuk detaylari konusunda kararlar vermeye baslayinca, bu onemli beceri bir ozure de donusebilir.
BT projeleri hem ana fazlardan, hem alt fazlardan, hem de aktivite denilen bazen yuzlerce, bazen binlerce isimsiz kucuk adimdan olusur. Ana fazlar, ana problemlemleri; alt fazlar, alt problemleri tanimlar ve cozum icin gerekli sureci belirler. BT projelerine ozgu olarak, aktiviteler de birer faz olarak degerlendirilebilir, cunku her aktivite uzerine kafa yorulmasi, tasarim yapilmasi, bir model cikarilmasi gerekebilir. Bir insaat projesinde ucuncu katin ara duvari icin ayri, dorduncu katin ara duvari icin ayri tasarim gerekmez. Her katta ayni duvar, ayni hat, ayni kiris icin tekrar tekrar eskiz yapilmaz. Ancak, BT projeleri farklidir; duvar bir yana, bazen bir duvarin her tuglasi icin durup biraz dusunmeniz, birkac makale okumaniz, forumlarda gezmeniz gerekebilir. Makale okumak yerine tuglayi duzgun yerlestirmek icin bes, on kere deneme yapmak da baska bir secenektir. Bir duvarda, bir tugla da, bes tugla da bozuk olsa bir problem cikmayabilir. Ancak bir BT projesinde, her bir tugla tek basina, sisteminizin yavaslamasina, kullanici ergonomisinin bozulmasina ve hatta sistemin cokmesine neden olabilir. Iste bu yapidaki bir projeye kisik gozlerle bakarken sure bicmek, kaynak belirlemek, maliyet hesaplamak sizi anlamsiz sonuclara goturmeye yetecektir. Cekmecedeki Murphy’nin El Kitabi bile size yardim edemeyecektir.
Buyuk resme bakmak bir zorunluluktur, olmazsa olmazdir. Detaylar hareket kabiliyetini zayiflatir. Vahsi rekabet ortaminda yol alan bir sirketin komutanlari ve projelerin kisik gozlu padisahlari cevik olmak, aksiyon almak, vurmak ve savunmak zorundadir. Denizdeki dalgalara dalip gidilirse, yenilgi kapiyi calmakta gecikmeyecektir. Ancak, birileri puruzlerle ilgilenmek durumundadir; keza onlar gercektir. Puruzleri gormek, detaylarla sevismek kavramayi artirir. Birileri kavramali, cozmeli ve projeyi ilerletmelidir. Bu ihtirastan ziyade, stresle gececek surec asil yasanacak olandir. Kisik gozlerle suzulerek planlara dahil edilmeyen detaylar size geminin gercek kaderini anlatacaktir. Genc bir kizin ellerini avucuna koymus yasli bir falci, tahminlerini gozlerini kisarak yapabilir. Basariyi arzulayan bir proje yoneticisi ise en dogru kararlari, onunde saglam analiz dokumanlari, cevresinde kurmaylariyla, ancak gecenin soguguna sarkmis bir toplantinin sonunda verebilir.
Muhedisligi Birak Yonetmeye Bak
Aslolan, anlamak icin gozleri kismak, karar vermek icin gozleri acmaktir. Bakmaktan ote gormek, gormek icin de detaylarin ne oldugunu bilmek gerekir. Insa edilmesi istenen binanin planlari uzerinde dolasip, her duvarin onunde bes dakika durup dusunmek, biraz tartismak hic de luks degildir. Iyi yonetilen bir projede, uyeler projenin baslarinda sabahlar, sonlarinda huzura kavusurlarmis. Zira, kendi haline birakildiginda cogunluk, projenin son haftalarini cokmus gozlerle gecirmekte ustadir. Projenin basinda harcanacak efor, hedefleri netlestirecek, proje boyunca etrafinda toplanilacak masanin seklini ortaya cikaracaktir. Proje taraflarini ayni dunyanin insani yapacak, sona gidene kadar acilacak parantezlerin sayisini azaltacaktir. Iste bu noktada proje yoneticisi ortaya konacak analizin mimari degil muteahiti olmali, nelerin, nasil yapilmasi gerektigi ve ne kadar surede yapilabilecegini gozlerini acmaya aliskin proje uyelerine birakmalidir. Karar verici kendisi oldugu surece, ekibinin gercekci fikirlerini, yaklasimlarini, beklentilerini ve suphelerini dinlemek her zaman, her yerde proje planina arti deger katacaktir.
Acikca ifade etmek gerekir ki, kisik gozler dunyayi oldugundan daha pembe gosterir. Dolayisiyla gitgide alisilasi bir beceridir. Bu aliskanlik, proje yoneticisinin uzun vadede ekibinin performansi, bireysel beceri seviyeleri ve ortaya konan islerin kalitesi konusunda daha flu bir veri kumesine sahip olmasina da neden olur. Ekip uyelerinin yaptigi aktiviteler, bu aktivitelere harcanan zaman ve yuklenilen stres yoneticinin pembe bulutlarina kurban olurken, olmadik cikislar, yakarislar, arkasi karanlik isyanlar ve gurultulu tartismalar projelerin gidisati uzerinde daha etkili olmaya baslar. Bu durum kontrolsuz suruse, kimi zaman uzaklari yakin, kimi zaman da yakinlari uzak gormeye kapi aralar. Boyle gecen zamanla birlikte, alinan her karar, daha yanlis verilerin, kesik kesik tecrubelerin ve ancak sivrilmis kelimelerin uzerine oturmaya baslar. Profesyonel yasamin gecmisi gelecege, gelecegi gecmise baglayan kivrimlari uzerinde olusan hasar gittikce artar. Yonetim kitabinin uzerindeki yazilar silinmeye, yerlerine gundelik karalamalar gecmeye baslar.
Sonuc
BT projeleri saglikli zaman plani yapilmasi oldukca guc olan projelerdir. Bir yandan musterilerin proje boyunca kabaran ihtiyaclari, diger yandan onceden tahmin edilemeyecek teknik problemler, zaten BT projelerinin zaman planlarina yeterince darbe vurmaktadir. Buna ek olarak, bir de projenin baslangicinda gormezden gelinecek riskler, hafife alinacak aktiveteler projeyi proje olmaktan cikarip, proje mantiginda yurutulmeye calisilan operasyonel bir surec haline getirir. Bu durum hem proje uyelerine, hem de yoneticiye agir bir yuk olarak geri doner. Operasyonel bir sureci projeymis gibi yonetmek, hem kaynak israfina, hem maliyet artisina, hem de gereksiz bir strese neden olur. Profesyonel dunyada iki yanlis bir dogru etmemektedir. Proje, proje olarak kalmali ve proje gibi yonetilmelidir. Bunun icin problem iyi kavranmali ve planlama dogru yapilmalidir. Iyi kavramak icin once gozler kisilarak bakilmali ama detaylar goz ardi edilmemelidir. Dogru planlama yapmak icin, denizin durumu gozcuye, geminin durumu kurekcilere sorulmalidir.